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电子邮件怎么写(邮件格式模板及范文)

电子邮件怎么写(邮件格式模板及范文)

电子邮件怎么写?

关于主题

主题要提纲挈领,添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处,在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容,便于收件人权衡邮件的轻重缓急,分别处理。

1.一定不要空白标题,这是最失礼的。

2.标题要简短,不宜冗长,不要让outlook用…才能显示完你的标题。

3. 最好写上来自**公司的邮件,以便对方一目了然又便于留存,时间可以不用注明,因为一般的邮箱会自动生成,写了反而累赘。

4. 标题要能真实反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题,例如:“嘿!”或是“收着!”

5.一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理。

6.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“* !”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7.回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题,不要RE RE一大串。

8、最最重要的一点,主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象,一定要慎之又慎。

 

关于称呼与问候

1. 恰当地称呼收件者,拿捏尺度

关于格式,称呼是第一行顶格写。

2. Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“HI”,中文的写个”你好”或者“您好”,开头问候语是称呼换行空两格写。结尾常见的写个Best Regards,中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了,若是尊长应使用“此致敬礼”。

 

正文

1.Email正文要简明扼要,行文通顺

2.注意Email的论述语气

3. Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确

4.一次邮件交待完整信息

5.尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查

6.合理提示重要信息

7.合理利用图片,表格等形式来辅助阐述

8.不要动不动使用:)之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻
 

附件

1.如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件应按有意义的名字命名,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理

3.正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时

4.附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件

5.如果附件是特殊格式文件,需在正文中说明打开方式,以免影响使用

6.如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送


邮件格式模板及范文

1、发了开发信后客户没回音,一个字“催”!

Dear Alex,

Sorry to trouble you again!

Please find my mail below. Could you please kindly check by return today? Because we'll be on holiday from May.1st to 3rd.

Thank you in advance!

Best regards,

Cindy

先写得委婉一点,把你上次写给他的邮件放在下面。如果他还是没回复,那就再重新发一遍,上面加上大写的红色或者粗体的“RE-SEND!!!”如果还是没消息,只能打电话

2、展会上遇到客户写的开发信

Hi ***,

How are you doing? Glad to get your name card from HK fair.

This is Sandy from ***. We specialized in parking sensor system, and all our products with CE/FCC/FCCID approved!

Regarding the FUN MINI DVR your selected on the fair, pls find the details with best offer in attachment.

Hope to get good news from you! Thanks.

Best regards,

Sandy

Sales assistant

*** ,

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