行政助理的工作内容及职责（行政助理主要干什么）

　　行政助理其属于一个宽泛性职位，可细化为多个不同职位，企业资料员、复印室管理员、前台接待等均可归入行政助理行列。行政助理是在各种行政事务方面帮助和服务于公司员工，将企业中的事物打理的井井有条。

　　

　　1行政助理的工作内容

　　1.记载员工出勤情况；

　　2.记载工作时间和加班时间；

　　3.考核计算扣加工资和加班工资等；

　　4.处理和维护主管日程，准备和完成各类文件报表；

　　5.阅读和分析各类信息，制定工作计划，做好时间分配；

　　6.协助审核、修订行政管理规章制度，执行日常行政工作；

　　7.传达通知、分发文件；

　　8.安排公司各种会务和组织员工各种活动；

　　9.接待访客并决定是否让主管或其他工作人员与之会谈；

　　10.对公司各种文件和档案进行整理、归档；

　　11.履行办公日常职责，如办公用品采买、管理和分发，维护记录管理系统和执行基本的簿记工作等；

　　12.办理各种行政事务和手续，比如填报报表、公司年检、复印打印等；

　　13.负责平时员工福利的采购工作，比如日常的水果、中秋的月饼、公司年货、生日礼品、节日礼品，等等。

　　助理类的工作，就是协助专业职或主管职的人处理相关事务，事情不需自己判断、无须担负责任、不怎么需要专业技能、只要照着指示去做就是了，还可以藉此来学习专业技能，累积经验，不过最重要的应该还是工作压力应该比较低吧！

　　所有助理类的工作，共同的工作内容应该就是行政作业，尤其是行政助理、部门助理以及秘书，因此具备行政处理能力是成为一位助理最基本的要求。

　　行政处理能力，大致包括公文处理、档案管理、文书处理、行程安排、会议安排、报表整理、表单填写...... 等等。 因为现在行政工作几乎都需要用到电脑处理，所以对于电脑操作、Office软件的熟悉度就变得很重要了。

　　一般行政助理的工作大致如下：

　　公文处理

　　包括一般公文、签呈、表单之收发以及归档。 有些政府单位或公司已推行电子公文系统，故无人工作业，但因为各公司所采用的系统不一，所以这部份可以等到上班后再开始学习即可。

　　文书处理

　　主要是电脑打字以及排版，一般都是使用Word软件，中文打字速度最基本要求每分钟应达30~40字，若是需要经常输入大量稿件，则每分钟最好能达70~80字，专业的打字人员大概每分钟都有100字以上的能力。

　　至于排版方面，能够熟悉Word的排版即可，大部分人对于Word的排版都不熟悉，因此浪费很多时间在排版上面，对于Word排版，应该要懂得缩排、段落设定、页码、页首页尾、表格、项目符号、编号、多层次清单、会使用样式则更佳。

　　n会议安排及进程安排

　　会议安排及行程安排最主要是联络相关单位与人员，协调时间，并做好相关准备工作，如预约会议室、准备会议资料、会议使用器材准备、会议室整理、发送会议通知、担任会议记录等等。 若还要帮忙制作投影片则必须要会Power Point。

　　报表制作

　　报表制作除了要会Word外，最好还能会Excel，除了基本操作及运算外，要会简单的函数，如SUM（）、AVERAGE（）、COUNT（）、IF（）、SUMIF（）、COUNTIF（）、如果能会VLOOKUP（）更佳;各种统计图表的制作亦必须要会。

　　杂事处理

　　各家公司状况不同，有些公司还可能要做些环境整理、电话接听、接待、倒茶、订便当...... 等等杂事。 还有就是主管交办的工作，要能够达成主管的要求、完成主管交办的事项。

　　好助理关键

　　助理需要会的技能不多，一般的行政事务也很容易上手，因此门槛不高，但助理要处理的事务繁杂，要能应付各种需求，处理事情的速度要快，所以要做好助理工作的关键不在技能而在个性与工作态度。

　　一位好的助理，他的个性应该是：有耐性、做事谨慎细心、反应佳;而工作态度应该是：服从、做事认真、肯吃苦、不怕烦;最忌讳的则是：粗心大意、不认真、反应慢、爱八卦、动作慢，所以别以为助理的职位低，反应迟钝、粗心大意的人也能胜任，你如果这样想，那恐怕就误会大了。

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