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行政助理的工作内容及职责(行政助理主要干什么)

  行政助理其属于一个宽泛性职位,可细化为多个不同职位,企业资料员、复印室管理员、前台接待等均可归入行政助理行列。行政助理是在各种行政事务方面帮助和服务于公司员工,将企业中的事物打理的井井有条。

  行政助理工作

  1行政助理的工作内容

  1.记载员工出勤情况;

  2.记载工作时间和加班时间;

  3.考核计算扣加工资和加班工资等;

  4.处理和维护主管日程,准备和完成各类文件报表;

  5.阅读和分析各类信息,制定工作计划,做好时间分配;

  6.协助审核、修订行政管理规章制度,执行日常行政工作;

  7.传达通知、分发文件;

  8.安排公司各种会务和组织员工各种活动;

  9.接待访客并决定是否让主管或其他工作人员与之会谈;

  10.对公司各种文件和档案进行整理、归档;

  11.履行办公日常职责,如办公用品采买、管理和分发,维护记录管理系统和执行基本的簿记工作等;

  12.办理各种行政事务和手续,比如填报报表、公司年检、复印打印等;

  13.负责平时员工福利的采购工作,比如日常的水果、中秋的月饼、公司年货、生日礼品、节日礼品,等等。

  助理类的工作,就是协助专业职或主管职的人处理相关事务,事情不需自己判断、无须担负责任、不怎么需要专业技能、只要照着指示去做就是了,还可以藉此来学习专业技能,累积经验,不过最重要的应该还是工作压力应该比较低吧!

  所有助理类的工作,共同的工作内容应该就是行政作业,尤其是行政助理、部门助理以及秘书,因此具备行政处理能力是成为一位助理最基本的要求。

  行政处理能力,大致包括公文处理、档案管理、文书处理、行程安排、会议安排、报表整理、表单填写...... 等等。 因为现在行政工作几乎都需要用到电脑处理,所以对于电脑操作、Office软件的熟悉度就变得很重要了。

  一般行政助理的工作大致如下:

  公文处理

  包括一般公文、签呈、表单之收发以及归档。 有些政府单位或公司已推行电子公文系统,故无人工作业,但因为各公司所采用的系统不一,所以这部份可以等到上班后再开始学习即可。

  文书处理

  主要是电脑打字以及排版,一般都是使用Word软件,中文打字速度最基本要求每分钟应达30~40字,若是需要经常输入大量稿件,则每分钟最好能达70~80字,专业的打字人员大概每分钟都有100字以上的能力。

  至于排版方面,能够熟悉Word的排版即可,大部分人对于Word的排版都不熟悉,因此浪费很多时间在排版上面,对于Word排版,应该要懂得缩排、段落设定、页码、页首页尾、表格、项目符号、编号、多层次清单、会使用样式则更佳。

  n会议安排及进程安排

  会议安排及行程安排最主要是联络相关单位与人员,协调时间,并做好相关准备工作,如预约会议室、准备会议资料、会议使用器材准备、会议室整理、发送会议通知、担任会议记录等等。 若还要帮忙制作投影片则必须要会Power Point。

  报表制作

  报表制作除了要会Word外,最好还能会Excel,除了基本操作及运算外,要会简单的函数,如SUM()、AVERAGE()、COUNT()、IF()、SUMIF()、COUNTIF()、如果能会VLOOKUP()更佳;各种统计图表的制作亦必须要会。

  杂事处理

  各家公司状况不同,有些公司还可能要做些环境整理、电话接听、接待、倒茶、订便当...... 等等杂事。 还有就是主管交办的工作,要能够达成主管的要求、完成主管交办的事项。

  好助理关键

  助理需要会的技能不多,一般的行政事务也很容易上手,因此门槛不高,但助理要处理的事务繁杂,要能应付各种需求,处理事情的速度要快,所以要做好助理工作的关键不在技能而在个性与工作态度。

  一位好的助理,他的个性应该是:有耐性、做事谨慎细心、反应佳;而工作态度应该是:服从、做事认真、肯吃苦、不怕烦;最忌讳的则是:粗心大意、不认真、反应慢、爱八卦、动作慢,所以别以为助理的职位低,反应迟钝、粗心大意的人也能胜任,你如果这样想,那恐怕就误会大了。

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